APLIKASI SIMOBY MUDAHKAN LAYANAN INFORMASI MOBILITAS

Sesuai dengan peningkatan peran UNY pada level internasional, UNY perlu mendorong seluruh program studi yang ada untuk memperkuat dan mengembangkan jalinan kerja sama dengan universitas mitra baik di dalam maupun di luar negeri. Salah satu indikator semakin kuat dan banyaknya jalinan kerja sama, adalah peningkatan kegiatan mobilitas dosen, tenaga kependidikan, dan mahasiswa, baik inbound ataupun outbound. Upaya peningkatan jumlah dan kualitas kegiatan mobilitas di UNY diperlukan dukungan dan fasilitasi yang efektif dan efisien. Meningkatnya kegiatan mobilitas dosen, tenaga kependidikan, dan mahasiswa dari dan ke UNY perlu diiringi dengan peningkatan kualitas pengelolaan dan kegiatan fasilitasi. Untuk itu diperlukan pengembangan sistem informasi mobilitas yang dapat digunakan sebagai sarana untuk mewadahi seluruh data dokumen mobilitas. Inilah yang melatarbelakangi tim dari Biro Akademik Kemahasiswaan dan Kerja sama (BAKK) UNY merancang Sistem Informasi Mobilitas (Simoby) UNY sebagai Upaya Peningkatan Layanan dan Penyedia Data yang Inovatif. Mereka adalah Yansri Widayanti, S.Pd, Ratna Anugrah S.U., M.Hum dan Tiara Sekarwangi, S.Pd. yang bekerja sebagai staf Kantor Layanan Internasional.

Menurut Yansri Widayanti pengembangan sistem informasi mobilitas terintegrasi diperlukan agar dapat memberikan manfaat bagi perguruan tinggi melalui pendataan informasi mobilitas yang ditampilkan. “Sistem informasi mobilitas dapat menjawab kebutuhan tersebut sebagai bagian dari sistem pendukung inovatif untuk peningkatan layanan yang unggul” katanya. Simoby yang dirancang diharapkan dapat meningkatakan layanan universitas kaitannya dengan mobilitas internasional guna mempermudah pemrosesan perizinan mobilitas dan peranannya sebagai sistem informasi penyedia data mobilitas internasional yang dibutuhkan untuk pelaporan kinerja pemeringkatan dan perumusan rencana strategis perguruan tinggi. Ratna Anugrah menambahkan bahwa aplikasi ini adalah untuk membantu pelayanan mobilitas sivitas akademika outbound dan inbound dengan kendala teknis pada proses pengumpulan dokumen persyaratan, diantaranya penyetoran data secara manual dari dosen, tenaga kependidikan, dan mahasiswa program in maupun out sebagai user. “Selain itu bentuk dan ukuran dokumen yang disetorkan user tidak seragam dan tidak sesuai ketentuan di sistem aplikasi lembaga terkait” kata Ratna. Sehingga harus diubah atau menyesuaikan dengan ketentuan dari sistem aplikasi lembaga tersebut.

Tiara Sekarwangi menjelaskan, Simoby mengadopsi sistem yang dimiliki oleh Kementerian Sekretariat Negara dimana sebelum surat izin Setneg diterbitkan maka terlebih dahulu harus mendapatkan persetujuan dari Ditjen Pendidikan Tinggi, Kemendikbudristek. “Prototype yang digunakan dalam Simoby kaitannya dengan mobilitas dosen ke luar negeri juga mengadopsi aplikasi izin tugas belajar dosen di LN (e-Tubel) Kemendikbudristek serta aplikasi paspor dinas Kemenlu” ujar Tiara. Simoby juga diintegintegrasikan dengan sistem internal UNY, sistem registrasi untuk data mahasiswa, dan sistem SIAP dan PDPT untuk mengambil data resmi dosen dan tendik. Dengan memperhatikan beban kerja agar dapat memberikan layanan secara optimal, maka aplikasi Simoby akan mendukung user dapat secara fleksibel mengunggah dan mengupdate dokumen yang diperlukan ke dalam sistem kapan dan dimana saja. Sedangkan dalam memfasilitasi layanan administrasi izin belajar mahasiswa internasional, Simoby mengadopsi Sistem Layanan Izin Belajar Mahasiswa Asing yang dimiliki oleh Ditjen Pendidikan Tinggi, Kemendikbudristek. Selain itu, prototype yang penulis gunakan dalam Simoby kaitannya dengan mobilitas dosen LN ke UNY mengadopsi aplikasi Izin Bertugas Dikti, Kemendikbudristek serta aplikasi Visa Imigrasi Kemenkum dan HAM untuk pemrosesan visa untuk sivitas akademik asing (inbound). Karya ini berhasil meraih penghargaan Rektor UNY dalam lomba penulisan karya inovasi bagi tenaga kependidikan UNY tahun 2021. Hal ini adalah salah satu upaya UNY dalam pembangunan berkelanjutan dalam bidang pendidikan bermutu dan kesetaraan gender. (Prasetyo N)