English
Kesadaran masyarakat terhadap pentingnya arsip keluarga masih tergolong rendah, terutama di wilayah pedesaan. Menyikapi kondisi ini, tim dosen Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) melaksanakan kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat (PkM) bertajuk Modernisasi Arsip di Dusun Terbah: Langkah Nyata Transformasi Digital. Kegiatan ini menyasar ibu-ibu PKK di Dusun Terbah, Kalurahan Bendungan, Kapanewon Wates, Kabupaten Kulon Progo.
Tim pengabdian ini diketuai oleh Rr. Chusnu Syarifa Diah Kusuma, S.A.B., M.Si., dosen Fakultas Vokasi UNY, dengan anggota Drs. Joko Kumoro, M.Si., Entus Nuryana Ahmad, M.I.Kom., dan Deliana Ristiani, S.E., M.Pd.. Mereka menggandeng masyarakat untuk memahami pentingnya kearsipan keluarga, tidak hanya secara manual tetapi juga melalui digitalisasi. “Kami ingin membantu masyarakat, khususnya ibu-ibu PKK, untuk mengelola arsip keluarga secara lebih rapi, aman, dan mudah diakses. Dokumen seperti akta kelahiran, kartu keluarga, hingga sertifikat tanah merupakan aset penting yang harus dijaga,” ujar Rr. Chusnu Syarifa Diah K., ketua tim PkM, .
Kegiatan diawali dengan sosialisasi dan identifikasi jenis-jenis arsip penting, dilanjutkan pelatihan teknis mengenai cara memindai dokumen menggunakan smartphone dan menyimpannya ke media digital seperti Google Drive atau layanan penyimpanan cloud lainnya. Para peserta juga dibekali pemahaman soal pentingnya pencadangan data dan pengelolaan keamanan informasi digital. Materi pelatihan disampaikan oleh Drs. Joko Kumoro, M.Si., dan Entus Nuryana Ahmad, M.I.Kom., yang mengulas aspek teknis dan komunikasi dalam transformasi digital. Kegiatan berlangsung aktif dan disambut antusias oleh peserta. “Dengan digitalisasi arsip, kami para ibu PKK jadi lebih siap dan tidak bingung lagi kalau sewaktu-waktu butuh dokumen penting,” tutur Rina salah satu peserta pelatihan.
Metode pelaksanaan dirancang sistematis mulai dari perencanaan, pelatihan, digitalisasi, penyimpanan, evaluasi, hingga pendampingan lanjutan. Tidak hanya sebagai kegiatan satu kali, program ini juga mengusulkan sistem monitoring berkala dan potensi penerapan digitalisasi dalam pengelolaan administrasi desa.
Selain meningkatkan literasi digital warga, kegiatan ini juga mendukung capaian Indikator Kinerja Utama (IKU) perguruan tinggi, yakni keterlibatan dosen di masyarakat dan publikasi hasil kegiatan. “Melalui kegiatan ini, pengabdian dosen tidak hanya berhenti di ruang kelas, tetapi hadir langsung untuk menyelesaikan persoalan riil masyarakat,” jelas Entus Nuryana Ahmad.
Inisiatif ini juga sejalan dengan semangat Kampung Emas UNY, sebuah program yang berfokus pada pemberdayaan masyarakat melalui teknologi dan pendidikan. UNY Berdampak menjadi komitmen untuk menciptakan program-program yang memberikan dampak langsung bagi masyarakat. Tak hanya itu, Diktisaintek Berdampak turut mendukung keberlanjutan program ini dengan pendekatan teknologi yang bermanfaat bagi masyarakat desa.
Dengan jarak yang hanya 750 meter dari Kampus Vokasi UNY Wates, Dusun Terbah menjadi mitra strategis dalam upaya transformasi digital berbasis komunitas. Ke depan, tim berharap inisiatif ini dapat direplikasi di dusun-dusun lain sebagai model pemberdayaan berbasis teknologi informasi.
